Oslo Kemnerkontor ligger idyllisk til i Nydalen, tett ved Akerselva. Kemner Astri Marija Rosenqvist og HR-sjef Marianne Alvestad Skogseth snakker ivrig om justeringene de innførte i 2018.

Rosenqvist forteller at Kemnerkontoret har hatt et høyt sykefravær over lang tid.

- Vi har jobbet lenge med det sammen med vår bedriftshelsetjeneste, og hatt strenge regler for hvordan vi skal følge opp. Over flere år har vi hatt en fin utvikling med mer nærvær, men så flatet det ut i fjor høst. Vi fikk råd om å gjøre noen justeringer, men vi visste egentlig lite om hvilken tilnærming vi skulle velge.

Oslo Kemnerkontor har i underkant av 290 ansatte. Bedriften hadde fra september 2017 til september 2018 et akkumulert sykefravær på 7,41 % – for det meste bestående av langtidsfravær.

 Positive tillitsvalgte

- Vi måtte gjøre noen justeringer, og i vår partssammensatte IA-gruppe kom det frem at noen hadde hørt Gudleik Leir, som er rådgivende overlege i NAV Oslo, på et frokostmøte hos NAV Arbeidslivssenter Oslo, sier Rosenqvist.

Oslo Kemnerkontor har i flere år samarbeidet godt med NAV Arbeidslivssenter Oslo. Etter anbefaling fra seniorrådgiver Rune Skjefstad, ble det avtalt at Leir skulle holde et foredrag for lederne og de tillitsvalgte der han presenterte en annen tilnærming til oppfølging av sykmeldte.

Den nye oppfølgingen innebærer at lederne snakker med alle sine ansatte, uavhengig av om de har mye eller lite fravær.

Trente på tilbakemeldinger

Som en del av oppfølging av lederne, fulgte alle lederne en halv dag med prosessveileder for å trene på å gi tilbakemeldinger om sykefravær, og som leder selv kjenne på hvordan det var å få denne type tilbakemeldinger.

Skjefstad forteller at Oslo Kemnerkontor er positive til å ta i bruk nye metoder for å forbedre arbeidsmiljø og redusere sykefravær. - De er gode på tilrettelegging, samtidig som de tar tak i krevende enkeltsaker, gjerne med hjelp av eksterne krefter. Alle tiltak er fundert i partssamarbeidet og som IA-rådgiver tenker jeg dette er en forutsetning for å lykkes med tiltakene, sier han.

- Snakk med alle ansatte

Utover høsten 2018 hadde de fleste av lederne oppfølgingssamtaler med sine ansatte. Også i avdelinger med lite fravær, hadde lederne samtaler.

- Tanken er å snakke med alle ansatte. Mye av dette går på å snakke med ansatte som er lite borte. Lederne snakker med de som er tilstede om deres nærvær og ikke om de sykes fravær. En slik samtale kan en jo repetere ofte, og fordelen er at du kan si om det er en bedring eller forverring, sier Skogseth.

HR-sjefen forteller videre at det som skiller denne metoden fra den oppfølgingen de tidligere hadde, er at nå får alle ansatte flere tilbakemeldinger og mer ros. - Før hørte vi ofte at oppfølgingstiltakene våre kun gjaldt de som ikke er her. Nå blir alle sett, ikke bare de som har sykefravær.

 - Alle synes det er hyggelig med de fine samtalene. Det å få ros og høre at man har en verdi for arbeidsplassen, at man er tilstede og kan stoles på, sier Skogseth.

 - Skryt gjør noe med deg og det skal så lite til, sier Rosenqvist før hun kommer med en liten innrømmelse: - Ofte er det nok slik at vi ledere overser de som gjør jobben sin bra og bare tar tak i problemene.

Fraværsoversikt i møtene

- Ingen av lederne opplevde den nye oppfølgingen som håpløs. De vanskelige sakene var jo vanskelige før den nye modellen ble tatt i bruk, samtalen måtte bare tas på en annen måte. Flere av lederne tok med seg en oversikt over fraværet de siste tre årene inn i møtet. Det gjorde samtalen litt lettere, for det ble bevisstgjørende for den ansatte å se sitt eget fravær presentert, forteller Rosenqvist.

- Lederne forteller oss at fraværsoversikten er en god måte å starte samtalen, spesielt i de vanskelige sakene der det er mye fravær som ikke lett kan forklares. I lange fraværssaker der årsak er kjent, handler det mer om å finne de gode tilretteleggingstiltakene og få vedkommende tilbake i jobb, sier HR-sjefen.

- De tillitsvalgte synes det er greit at lederne nå snakker med alle ansatte om fravær og nærvær, men samtidig er de klare på at folk må få lov til å være syke, forteller HR-sjef Skogseth.

Turer langs Akerselva

De to lederne forteller at de ansatte sier det er fint at det snakkes direkte til dem. Flere av lederne tar med seg de ansatte og kaffekoppen og går tur langs elva når de gjennomfører samtalene om jobbnærværet. - Disse samtalene får et litt annet innhold enn vanlige medarbeidersamtaler og de ansatte sier at det ikke er noe rart å bli innkalt til en slik samtale, sier Skogseth.

Bedrifter må ha fokus på fravær

- Hvis du ikke snakker om sykefraværet, så skjer det ikke noe og kulturen bare fortsetter, sier Rosenqvist som ikke kan si om den nye oppfølgingsmetoden er årsaken til den fine nedgangen i sykefraværet.

- Men vi ble fortalt av vår bedriftshelsetjeneste at det kunne være lurt å skifte fokus og tilnærmingsmåte hvert femte år. Vi har hatt en stor nedgang etter at vi begynte med dette, men hva som er tilfeldigheter og skyldes andre ting, det aner vi jo ikke. Totalen er bra og vi ønsker å fortsette på den veien vi er på nå fordi vi ser vi har nedgang i sykefraværet, sier hun.

- Vi tenker jo at denne metoden har en overføringsverdi for andre bedrifter, for den er jo ikke spesialtilpasset oss. Alle må gjøre den til sin egen og sikre god involvering og lederforankring, sier HR-sjef Skogseth.

NAV-overlege Gudleik Leir, som også er jurist, har klokkertro på denne metoden som han selv har brukt på egne ansatte igjennom mange år som leder. For lesere som er interesserte i å høre Leir dele sine erfaringer og resultater, er streamingen fra Arbeidslivssenteret i Oslo sitt frokostmøte om dette tilgjengelig her.